# 电话、邮件、表格与口译：把事情办清楚

> 准备姓名与编号，说明需要的动作，核对书面答复，并按工作、学校、政务、医疗和听觉沟通需要安排协助。

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LLMS 索引： [llms.txt](/llms.txt)

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办事前，把姓名、编号、事情经过和希望对方做的动作写下来。通话时一次问一件事，请对方读回日期、金额和下一步；遇到听不懂的内容，就说明需要较慢的解释、文字或口译协助。结束前确认要交什么、交到哪里、何时完成，并保存答复。

## 电话：先说明事情，再逐项核对

拨号前从机构官网找联系方式，准备现有通知、申请或预约编号，以及可以接听回电的号码。用便签列出要问的两三件事，接通后先说自己的目的；转接时记下部门和对方称呼。

以下英语句子均为 **教学虚构** ，可按自己的事情替换。

| 想做什么 | 可以怎样说 |
|---|---|
| 说明目的 | I am calling about my appointment.（我想询问我的预约。） |
| 请对方放慢 | Could you speak more slowly, please?（请说慢一点。） |
| 请对方重复具体部分 | Could you repeat the date?（请再说一次日期。） |
| 核对下一步 | What do I need to submit, and by when?（我要交什么，最迟何时交？） |
| 请对方用文字确认 | Could you send me the instructions in writing?（请把办理说明用文字发给我。） |
| 询问语言协助 | Is someone available to help me in Mandarin?（是否有人可以用华语协助我？） |

姓名可以逐字拼写，单位号、金额、时间和编号让双方读回。听到“已收到”“资料完整”“已批准”，分别问清当前进度；要改预约或补材料，确认旧安排是否取消、自己会收到什么凭据。结束后记下通话时间、部门、答复和待办事项。

收到陌生来电要求付款、提供账户密码或批准登录，按[防骗与账户泄露处置](/book/life/digital/privacy-fraud/)核验。办理紧急求助时，直接用[紧急电话或听觉/言语障碍渠道](/book/rights/safety/emergencies/)。

## 邮件：让收件人看见需要处理什么

主题写事项和已有编号。正文按“发生什么—希望怎样处理—已有附件—怎样联系”排列；同一问题的来往尽量保留在同一邮件串中。发出前核对收件地址、姓名、日期、附件和自己的联系电话。

下面是 **教学虚构** 邮件，日期、编号和附件名均是假设：

> Subject: Request to reschedule appointment — reference ABC123
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> Dear Officer,
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> I have an appointment on 15 October 2026 at 10 am. I would like to reschedule it because I cannot attend at that time.
>
> Could you let me know the available dates and whether I need to submit a new request? I have attached my appointment notice.
>
> Please confirm the new arrangement in writing. You can reach me at the number below.
>
> Thank you.（署名及联系电话）

收到自动回执后保存编号，再按回执所列处理时间和入口跟进。正式通知的期限照常核对；提出询问、改约或申诉时，明确询问是否已获延期，并取得答复。文件上传后，也保存提交时间和成功凭据。

## 表格：看清栏目与声明，再提交

先打开填写说明和附件清单。姓名按要求对应证件，地址保留完整楼栋、街道、单位号和邮编；日期遵照表格给出的格式。自己不确定的栏目，截下栏目名称及说明，向接收机关询问。

| 常见栏目 | 填写时核对 |
|---|---|
| Surname / Family name；Given name | 姓与名分别怎样对应证件；已有系统记录怎样显示 |
| Nationality / Citizenship | 询问的是国籍；PR、准证类型和税务居民另看对应栏目 |
| Residential address；Mailing address | 实际居住地址与接收邮件地址是否分别填写 |
| Date of issue；Expiry date | 签发日期与到期日期，按所列日/月/年格式填写 |
| Applicant；Sponsor；Authorised representative | 申请人、担保人或获授权代表分别是谁，要谁确认或签署 |

保存提交前的完整版本及附件，读完签署或勾选的声明。系统资料错误，按该机构的更正入口办理；让亲友陪同填写时，由本人核对并确认内容。Singpass、Myinfo资料预填和照护授权，见[账户使用与协助](/book/life/digital/accounts/)。

英文译本、核证副本、Apostille和代办材料的具体要求，见[翻译、公证与跨境认证](/book/life/documents/documents/)。委托翻译前，把接收机关清单、原件语言、需要交付的格式和期限给译者，先取得费用与交付约定。

## 工作与学校：把任务和条件说明白

工作安排可写清谁负责、完成什么、何时交付、需要向谁确认。薪酬、工时、休假或通知期听不明白时，带上合同和书面条款逐项问。MOM 建议雇主以员工理解的语言提供 Key Employment Terms（KETs，主要雇佣条款）；做不到时，在交付纸本或电子条款的同时，用员工理解的语言口头说明。[MOM：KETs使用的语言](https://www.mom.gov.sg/faq/key-employment-terms/what-language-should-i-use-for-the-written-key-employment-terms)

家庭雇用家政移工时，外窗清洁的安全协议有专门要求：MOM列出双语版本，家政人员签署的副本使用她的母语，由雇主、代理和家政人员各保存一份。首次来新者在安顿课程后、开始家庭工作前签署；其他人在被安排到雇主家前签，现有同一雇员续约有豁免。[MOM：家政人员合同与安全协议](https://www.mom.gov.sg/passes-and-permits/work-permit-for-foreign-domestic-worker/employers-guide/contracts-and-safety-agreement)

和学校沟通时，写孩子姓名、年级、通知名称与希望了解的问题。家长需要其他语言或口译，可在约见前告诉学校，询问具体人员、安排和费用；需要讨论学习困难，则带上既往学习与评估记录。家庭读物、日常练习和返新母语学习准备，见[多语家庭](/book/people/language/multilingual-family/)。

## 政务柜台：带文件和问题清单

不熟悉网上操作的公民，可查 ServiceSG 当前中心目录及开放时间，到柜台寻求多项政务服务的指导；官网说明可以直接到访，较复杂事项可协助约见主管机构或安排视频预约。[PSD：ServiceSG服务与中心](https://www.psd.gov.sg/servicesg/)

PR、准证持有人和访客，按具体事项先找 ICA、MOM、学校或其他接收机关的公开联系入口。预约时说明自己的语言、读写或行动需要，询问可用职员、陪同或口译安排；带上通知及问题清单。遇到机构之间转交，保存原编号，并请对方说明下一家负责什么。机构分工和非数字入口集中在[公共服务](/book/foundations/government/public-services/)。

## 医疗：预约时就提出语言需要

准备一页症状、发作时间、用药、过敏和希望询问的问题；保留药品原名与包装照片。问诊中听不明白时，告诉医护具体哪一项需要再解释，离开前核对用法、复诊和何时应求助。就医与费用分别见[找医生](/book/people/healthcare/getting-care/)和[医疗付款](/book/people/healthcare/healthcare-payments/)。

口译先向实际医院或诊所安排。例如 NUH 国际病人指南说明问诊使用英语，病人可带自己的口译人员，也可请求医院协助安排外部口译；须至少提前 **三个工作日** 联系，并另收费用。Patient Liaison Centre（PLC）联系入口列在同页。[NUH：问诊语言与口译准备](https://www.nuh.com.sg/care-at-nuh/international-patients/patient-and-visitor-guide-for-international-patients)

NHG Health 及其成员机构的病人章程列出有需要时 **在可提供的范围内** 提供手语、本地语言或方言、外语沟通服务，并要求病人说明自己没有理解的治疗解释。在TTSH等对应机构，可以向病区或诊所说明需要，再核具体语言、时间、口译形式和收费。[NHG病人章程](https://www.nhghealth.com.sg/ttsh/nhg-patient-charter)

## 手语与听觉沟通：区分电话转接和现场口译

使用 Singapore Sign Language（SgSL，新加坡手语）的听障人士，可查 SADeaf 的 Video Relay Service（VRS）。用电子邮件或 Singpass 建账户，准备有摄像头和网络的手机或电脑，填写希望联系的电话号码；接通后，口译人员通过视频手语与另一端电话实时传话。适合一般客服、预约、工作及个人通话，页面说明当前向听障用户免费。[SADeaf：VRS对象与使用步骤](https://sadeaf.org.sg/vrs/)

从 **2026年10月1日** 起，VRS开放时间为周一至五上午8:30至下午4:30，周末、公共假日及其前夕关闭。它不接紧急服务电话，也不办理超出一般客服询问的实际金融交易。即时危险使用[听觉/言语障碍紧急渠道](/book/rights/safety/emergencies/)。[VRS时段与使用限制](https://sadeaf.org.sg/vrs/)

需要现场手语口译，SADeaf接受首次网上表单申请，后续可用邮件联系；提出日期、地点、事项、材料及本人使用的手语系统。页面建议临时单次需求至少提前七天，多次课程在学期开始前两周申请；费用、最低计费时间、临近预约和取消条件要一起确认。它支持SgSL、PSE、SEE等形式，申请时说清自己的沟通方式。[SADeaf：手语口译条款与预约](https://sadeaf.org.sg/service/interpreting/)

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反链：

- [残障支持、辅具与无障碍生活](/book/people/accessibility/disability/)
- [性健康、避孕与生育选择](/book/people/family/sexual-health/)
- [病历、医疗报告、病假证明与诊疗沟通](/book/people/healthcare/medical-records/)
- [多语家庭：读物、日常练习与学校衔接](/book/people/language/multilingual-family/)
- [职场协作与发展：会议、汇报、反馈和工作边界](/book/work/career/workplace/)
- [中英术语与本地用语](/docs/glossary/)
- [准备结婚与共同生活](/docs/routes/getting-married/)
- [把日常生活安顿下来](/docs/routes/settling-in/)